タスクを片付けるときに意識したい４つのこと

土日のどっちかはだいたい溜まったタスクをやっつける日に当てることが最近多く、満載になったタスクリストを片っ端から片づけます。とはいえ一日中ずっと集中して居られるわけもなく、下手すると関係ないネットサーフィンをして今うこともしばしば・・・(皆さんも経験あるかも知れませんが。。）それでも自分なりに生産性を上げるためのコツを実践するようにしているので、いくつか書いておきます。

1.細かい仕事からやっつける

タスクには重いものから軽いものまでさまざまあると思いますが、鉄則としてはまずは「細かい仕事」からやることです。具体的には領収書の整理とか、ちょっとした手続きとか。深い思考や検討を必要としないメールの処理などもこれに当たります。これらは仕事というよりは作業なので頭は使いませんが、処理必要なタスクとして脳のスペースを取っています。未処理タスクはストレスとなり脳の性能を低下させるので、片づけることで少し頭がすっきりします。もちろんあなたがマネジメントをしている人であれば、こういう単純作業タスクは部下か外部に渡していけるほうが望ましいです。

2.考える時にパソコンを開かない

さて細かいタスクを処理したら、あとはどちらかというと「考える」系の仕事が残っていると思います。資料の作成、計画の作成、などでしょうか。こうした仕事は、パソコンをあえて閉じてまず「紙とペン」で思考をしてしまうことを心がけると良いです。資料作成は、「構想を練る」ことと「資料として仕上げる」という2つのステップに分かれると思いますが、構想ができていないのに資料に着手するのは効率が悪いです。構想に変更が生じた時に、資料をいちいち直さないといけないからです。紙とペンでまず構想を仕上げてしまうほうが全体のスピードは上がります。

3.深い思考は「歩きながら」

例えば事業戦略や提案書の作成など、しっかり考える必要のあるタスクは、質の良い「思考」の時間をいかに作るかがポイントです。この思考ですが、「机に向かわない」方が思考が進むことが知られています。昔は「三上」といって、馬上・枕上・厠上、つまり馬に乗っているとき、寝ているとき、トイレにいるとき、が考えるのに適していると言ったそうです。今で言うとランニングしながら考える人は多いと思います。自分は、「歩く」ことと思考タイムを兼ねるようにしています。その際、歩く前に関連する本の目次をざーっと見て、「材料」を頭に放り込みます。その材料をもとに、歩きながら考えると、30分ほど立つと「煮詰まって」いることが多いです。

4.短期タスクと中長期タスクを組み合わせる

タスクには、「重要度と緊急度のマトリクス」というものがあることが良く知られています。もっとも意識したいのは「緊急ではないが重要なタスク」です。具体的には人材・組織開発、ナレッジ開発、ブランディング、等がこの領域に当たることが多いです。この領域は今すぐには困らないのでつい後回しにしてしまうのですが、着手しておかないと中長期的なビジネスの成長を阻害します。ポイントは、「短期的なタスクをやりながら中長期的な果実を得ることはできないか？」を考えることです。例えば一つの資料を作る場合でも、それをひな型としてナレッジ化できないか、外部にリリースして発信活動も兼ねることが出来ないか、そのタスクを通じて人を育てることができないか、等々、一挙両得となるようなタスクにデザインしなおして、仕事の価値そのものをあげてしまう、というやり方です。

以上、4つほど考え方を紹介しました。時間は有限ですから、時間当たりのアウトプットの高い仕事の仕方をしていきたいものです。