仕事が溜まりがちなマネジャーが業務効率を上げるテクニック5つ

今日はタスクマネジメントの話。

組織の中で偉くなればなるほど仕事は加速度的に増えていきますが、効率化が上手いかどうかで成果は確実に差が出ます。優秀なマネジャーを見ているとやっぱり共通点があるなぁ、と思いますので、今日は私の主観ではありますが、5点ほどまとめておきます。経営者、マネジャー自身ももちろんですし、部下への指導にも共通する要素が多いのではと思います。

1．メールはさっさと返す

これが最も言われることかもしれません。出来る人はとにかく返信が早い。メールの返信を止めていると相手や周囲の作業もすべて遅れますので、全体への影響は大きいです。マネジャーが情報を停滞させて組織のボトルネックになるようでは本末転倒です。さっさとボールを打ち返し、常に情報の流通をスムーズにする。これが基本です。最近はFacebookメッセージやLINEでも連絡が飛んできますから、返信のリードタイムはより短くなってきてます。私が一緒に仕事をしている人で、5,6時間返事をしないだけで「あれどうなってます？」と確認をしてくる人がいます。多少プレッシャーですが、このスピード感でやるプロジェクトは非常に無駄なく進んでいきます。

2．ミーティングに一人で出ない

できるマネジャーは必ず部下や関係者を同席させます。ミーティングに一人で出てしまうと、ミーティングで決まったことが全部自分の仕事になってしまいます。最初からミーティングに部下や関係者を同席させておくことで、部下の巻き込み、タスクの分担が早くなります。また、視界共有というコミュニケーション上のメリット、そして育成上のメリットも大きくあります。日系企業の海外組織だとつい日本人だけでまずは受けがちですが、初期段階から関係するローカルスタッフを巻き込んでおけると後々のコミュニケーションコストが下がりますし、信頼感も上がります。ただし、不要に関係者を巻き込みすぎるのはNGです。MTG全体の人数が5人、6人・・・となると今度は無駄が増えます。MTGの人数は4人くらいまでが良いです。

3．Noをはっきり伝える

既にパンパンなのに、さらに追加でボールが飛んできても「何とかします」と言ってしまうマネジャーの仕事は破たんしがちです。出来る案件と出来ない案件をちゃんと見極めて、Noははっきりと伝えてしまう事が大事です。カドが立たない関係性であれば、「いったん預かる」ではなくて、その場でナシと伝えてしまいましょう。また、今が忙しくて手が回らないなら「この時期は忙しい」とはっきり伝えることも大事です。「今月は動けないので検討できるのは来月になります」とはっきり言うマネジャーと会うと、この人はうまく自分のキャパシティを知ってマネジメントしてるんだな、と私などはむしろ安心感を覚えたりします。

4．「好き・嫌い」に忠実になる

Yes/Noの基準は、シンプルに言えば「好きか嫌いか」が基本です。あなたがメンバーレベルであれば「嫌いな仕事も我慢してやる」ことも自分を磨く上で大切ですが、マネジャーがそれをしていると余裕が無くなってきます。マネジャーの仕事は、自分のパフォーマンスが最大化する仕事に絞って注力し、それ以外の業務は得意な関係者を動かして成果を挙げることです。優秀なマネージャーは得てしてワガママなものです。また、相手の好き嫌いにも敏感になる必要があります。部下に頼んだ仕事がいっこうに上がってこないのであれば、それは部下にとって「嫌い」か「苦手」な業務である可能性があります。早期に見極め、サポートするか、仕事を変えてあげるかをする手腕が大切です。

5. パソコンに向かって考えない

マネジャーの最大の課題の一つは「考える時間の確保」です。営業、納品、社内調整、部下対応、トラブルシューティング等であっという間に毎日が過ぎ、「考える時間が取れない・・」が一般的なマネジャーの口癖です。ただ、実は「考える」という行為はそれほど時間を必要としません。何もせずオフィスにいられる時間が一日あったとしても、本当に考えているのはせいぜい1,2時間ではないでしょうか。一つのテーマについて考える時間は15分〜30分もあれば十分で、その時間で考えてもアウトプットが出なければ何か問題があります。例えば15分程度の時間を、パソコンを閉じて考える事が大切です。パソコンを開いているとどうしても違う仕事をしてしまいます。パソコンは考える道具ではなくアウトプットする道具だと位置づけましょう。「紙とペン」を使って思考するという人は多いですが、手は脳とつながってますので理にかなっています。個人的なおススメは「歩きながら考える」ことです。私は1日に1時間くらいは歩きますが(通勤と幼稚園送り)、提案書やセミナーの企画などの思考作業はだいたい徒歩時間に終わらせるようにしています。今は「歩く」という時間が最も生産性の高い仕事時間になっています。

ほかにも色々あるとは思いますが、まずはこの5つくらいが意識できると良いのではないでしょうか。いずれもこれまで接した先輩やお客様から学んだ事です。ご参考までに。